Pour compter les chaises, raisonnez par personnes assises au même moment. Le total des invités ne suffit pas lorsqu’une cérémonie, un repas et un espace détente se succèdent. Commencez par distinguer les assises déjà disponibles, celles qui peuvent être déplacées et celles qui doivent rester en place.
Un calcul simple à adapter
Besoin à louer = assises nécessaires simultanément moins assises disponibles et réellement utilisables. Ajoutez ensuite les besoins particuliers confirmés, sans appliquer une marge automatique. Les places enfants, les intervenants et les accompagnants peuvent modifier le total selon le programme.
- Compter séparément les invités du repas et ceux présents seulement au cocktail.
- Vérifier l’état et l’usage possible des chaises du lieu.
- Définir qui déplace les assises réutilisées entre deux séquences.
- Mettre à jour la quantité lorsque les réponses des invités sont arrêtées.
Exemple chiffré, sans hypothèse sur votre événement
Pour 48 personnes assises ensemble et 18 chaises déjà disponibles, le besoin de départ est de 30 chaises à louer. Si 6 autres assises doivent rester dans un second espace utilisé simultanément, le besoin devient 36. Ce sont des exemples de calcul, pas une formule de location Speed Event.
Faut-il louer quelques chaises en plus ?
Décidez-le selon les invités encore incertains et les contraintes de la réception. Faites préciser jusqu’à quand la quantité peut être ajustée et si le complément reste disponible.