Le plan de table relie trois informations : les personnes présentes, les places disponibles et les tables retenues. Travaillez à partir d’une seule liste d’invités, avec les réponses confirmées séparées des personnes encore incertaines. Cela limite les écarts entre le plan imprimé et la quantité commandée.
Construire une version qui se met à jour facilement
Numérotez les tables, puis affectez les invités en tenant compte des capacités validées. Notez à part les places des intervenants et celles qui demandent une attention particulière. Conservez le détail nominatif pour votre organisation ; le loueur a surtout besoin des quantités et de l’implantation.
- Vérifier que chaque invité apparaît une seule fois dans le plan.
- Compter les places réellement utilisées à chaque table.
- Séparer les tables de convives des tables du buffet ou du gâteau.
- Indiquer une date de version avant de transmettre le plan d’installation.
Pourquoi ne pas remplir toutes les tables au maximum ?
La capacité maximale d’un plateau ne correspond pas toujours au dressage choisi. Les accessoires, la disposition et le confort attendu peuvent conduire à une autre répartition, à valider avec le lieu et le matériel proposé. Évitez donc de figer le plan à partir d’une capacité supposée.
Que transmettre pour la location ?
Envoyez à Speed Event le nombre de tables et de chaises, les dimensions attendues et le croquis de disposition. Les noms de vos invités ne sont pas nécessaires pour établir le devis de mobilier.